方向性の明確化

どのような作業を行うにも、まず最初に、その方向性を明確化することが重要です。

組織は組織のミッション（存在意義）を頂点として、それぞれの部門や部署が役割分担をしながら、業務の推進を行っています。そのため、業務刷新化の方向性策定作業は、組織の内部環境を踏まえ、刷新化する際の目標・方策、刷新化目標の数値化と測定方法、刷新化の方策に掲げられた内容を具体的に実施する際の優先順位などについて、組織の長から担当者に至る組織内の全スタッフが合意形成することを目指す必要があります。

ＰＦＩという解決方法を含めた事業の方向性を決めるプロセスは、”EA (Enterprise Architecture)”で整理されたものを活用すると効率的に実施できます。方向性を決める段階から、ＩＴを使ったモニタリングを行うことを想定しておくことが重要です。

この方向性策定分析が適切でないと、改善の為に行ったはずのものが却って組織の効率的な運営を妨げたり、想定していたような効果がでなかったりすること生じます。

そのため、以下のような作業を通じて、短期間でどれだけ効率よく方向性策定分析をすることができるのかが、方向性を決める為の分析手法として構築されてきました。

これらの確認プロセスは、IT導入を行うときだけでなく、ＰＦＩを含めた一般的な業務改善を実施する場合のプロセスとしても活用可能です。ＰＦＩ等の具体的な事業改善の検討を行う前に、この方向性を明確にすることが事業を成功させるための要因のひとつです。

方向性策定分析のプロセス

1） 各種資料の収集
刷新化の方向性策定作業における検討材料となる、統計情報、総合計画、住民満足度調査結果などの資料を収集します。

2） 責任者の方針提示
責任者の方針を、責任者のコミットメント等（事業部のミッションや目標、目的等）を参照しつつ、質疑応答によって確認します。

3） 環境分析
組織の内部環境（強み、弱み）と、外部環境（機会、脅威）に関して一般的な整理を行った上で、担当者との合意形成を図ります。

4） 組織目標の確認
組織の全般的な目標と目標を達成するための方策がすでに策定されている場合は、その内容を関連部署の担当者と確認します。

5） 行動成功要因分析
組織の内部環境や外部環境を踏まえ、目標を達成するための前提条件や刷新化の際のポイントとなる「行動成功要因」について、担当者と合意形成を図ります。

6） 目的手段分析
業務を刷新化する目的と、目的を実際に達成するための手段（刷新化の方策）との因果関係（目的と手段の階層構造）や優先順位について、担当者との合意形成を図ります。

7） ３段階工程表検討
目的達成のための手段の短期、中期、長期の段階的な実施方法（刷新化の方策に掲げられた内容の実施に関する優先順位）に関して担当者との合意形成を図ります。

8） 行動目標設定
刷新化の方策に掲げられた内容を実施することによる達成数値目標（何がどうなれば、目的が達成されたとみなされるか）について担当者との合意形成を図ります。

オフィス熊谷では、事業の特性に応じて、これらのプロセスから、必要なものを適切な順に並べ替えて活用しながら効率的に方向性策定分析を行います。